1. Cadre applicable
La Nouvelle-Calédonie est un pays et territoire d'outre-mer, situé hors du champ territorial direct du règlement européen sur la protection des données. Les règles issues de ce règlement y ont toutefois été étendues par l'ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 et sont applicables depuis le 1er juin 2019, par l'intermédiaire de la loi n° 78-17 dite « Informatique et Libertés ».
VisualCom applique ces règles à l'ensemble des traitements réalisés dans le cadre du Service.
2. Répartition des rôles — point essentiel
Deux situations doivent être distinguées, car elles n'emportent pas les mêmes obligations.
| Données | Responsable de traitement | Rôle de VisualCom |
|---|---|---|
| Comptes utilisateurs créés par le Client, contenus déposés, données affichées | Le Client | Sous-traitant |
| Compte de facturation, relation commerciale, support | VisualCom | Responsable |
Ce que cela implique pour l'Administrateur du Client. En créant des comptes pour ses collaborateurs, le Client traite des données personnelles dont il est le responsable. Il lui appartient donc :
- de disposer d'une base légale pour ce traitement ;
- d'informer les personnes concernées de l'existence du traitement, de sa finalité et de leurs droits ;
- de ne créer que les comptes nécessaires et de les supprimer sans délai lorsqu'ils ne se justifient plus ;
- de relayer à VisualCom toute demande d'exercice de droits qui nécessiterait une intervention technique ;
- de ne déposer dans le Service aucune donnée sensible qui ne serait pas nécessaire à l'affichage.
3. Données traitées
| Catégorie | Exemples | Finalité |
|---|---|---|
| Compte | adresse email, nom de l'espace, rôle, dates de connexion | authentification, cloisonnement, facturation |
| Contenus | images, vidéos, textes, pages déposés par le Client | diffusion sur les afficheurs |
| Afficheurs | identifiant matériel, adresse MAC, adresse IP locale et publique, modèle, version logicielle | appairage, licence, diagnostic |
| Journaux techniques | événements du lecteur, erreurs, état de diffusion | supervision et assistance |
| Captures d'écran | image de ce qui est affiché, à la demande d'un utilisateur habilité | vérification et assistance à distance |
| Journal d'activité | action réalisée, auteur, date | traçabilité, sécurité |
| Paiement | identifiant d'abonnement, montants, échéances | facturation |
Captures d'écran et prise en main à distance. Le Service permet à un utilisateur habilité de demander une capture de ce qu'affiche un afficheur, et, sur les offres le prévoyant, d'en prendre le contrôle. Ces fonctions sont réservées aux comptes autorisés et sont tracées dans le journal d'activité. Le Client informe les personnes susceptibles d'apparaître à l'écran ou d'utiliser un afficheur interactif.
Aucune donnée bancaire n'est traitée ni conservée par VisualCom : elle est collectée directement par le prestataire de paiement.
4. Hébergement et localisation
Les données sont hébergées sur l'infrastructure Google Cloud Platform, dans la région australia-southeast1 (Sydney, Australie) :
- l'application et la base de données de gestion (comptes, licences, journaux) ;
- les serveurs de contenus et les médias déposés par le Client.
Les données ne sont donc pas hébergées en Nouvelle-Calédonie. Les afficheurs conservent en outre localement, sur leur propre stockage, une copie des contenus nécessaires à leur fonctionnement hors ligne.
Pour un client établi dans l'Union européenne, ces traitements constituent un transfert vers un pays tiers, encadré par les garanties contractuelles appropriées.
5. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte et contenus | durée de la relation contractuelle, puis 30 jours |
| Journaux techniques des lecteurs | 14 jours |
| Journal d'activité | 12 mois |
| Sessions de connexion | 13 heures |
| Captures d'écran | remplacée à chaque nouvelle demande |
| Fichiers de diagnostic récupérés à distance | 7 jours |
| Demandes d'inscription et codes d'appairage non aboutis | 24 heures |
| Facturation | durée légale de conservation comptable |
6. Sous-traitants ultérieurs
VisualCom fait appel aux prestataires suivants, informés de leurs obligations :
- Google Cloud Platform — hébergement (Sydney, Australie)
- PayPal — encaissement des abonnements
- Microsoft 365 — acheminement des courriers électroniques transactionnels
Le Client est informé de tout changement de sous-traitant ultérieur et peut s'y opposer pour un motif légitime.
7. Sécurité
- Chiffrement des échanges (HTTPS) et des secrets au repos.
- Cloisonnement strict des espaces clients : un compte n'accède qu'aux données de son espace.
- Accès aux données de production limité aux personnels habilités de VisualCom, pour les seuls besoins d'exploitation et d'assistance.
- Journalisation des actions d'administration.
VisualCom notifie le Client sans délai injustifié de toute violation de données susceptible de le concerner, avec les éléments permettant au Client d'assumer ses propres obligations de notification.
8. Cookies et traceurs
Le Service ne dépose aucun cookie publicitaire, aucun traceur de mesure d'audience et aucun outil de suivi comportemental. Aucune donnée n'est transmise à une régie publicitaire, à un réseau social ou à un service d'analyse d'audience.
Stockage local strictement nécessaire. L'application conserve dans votre navigateur (stockage local du site, et non des cookies) les seules informations nécessaires à son fonctionnement : le jeton de session qui vous maintient connecté, l'espace client et le serveur sélectionnés, la langue d'affichage et vos préférences d'affichage. Ces informations ne quittent pas votre navigateur et sont effacées à la déconnexion, ou par l'effacement des données du site.
Cookie de session du serveur d'affichage. Lors de la connexion par votre serveur, celui-ci dépose un cookie de session strictement nécessaire à l'authentification. Il expire à la fin de la session.
Ces traceurs étant strictement nécessaires à la fourniture du service expressément demande, ils sont exemptés de consentement préalable. Aucune bannière de consentement n'est affichée : il n'y a rien à refuser.
Police de caractères. Les pages publiques (mentions légales, conditions, présente politique) chargent une police depuis Google Fonts. Cette requête transmet l'adresse IP du visiteur à Google ; elle ne dépose aucun cookie et ne sert a aucun suivi.
9. Droits des personnes
Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.
Ces demandes s'exercent auprès du Client lorsqu'elles portent sur des données dont il est responsable (comptes de ses collaborateurs, contenus). VisualCom l'assiste dans la mesure nécessaire.
Pour les données dont VisualCom est responsable : support@visualcom.nc.
Une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), compétente en Nouvelle-Calédonie.
10. Fin de la relation
À l'issue de la relation contractuelle, VisualCom supprime ou restitue au Client les données traitées pour son compte, dans un délai de trente jours, sauf obligation légale de conservation.
11. Contact
VisualCom — Nouméa, Nouvelle-Calédonie — support@visualcom.nc